Medex Beauty Clinicin ja Thann Shop & Day Span tietosuojakäytäntö (Egraine Oy, 3365921-5)

Egraine Oy pitää tietosuojaa erittäin tärkeänä ja siksi pyrimme suojaamaan henkilötietosi parhaalla mahdollisella tavalla. Egraine Oy määritellyt toimintatavat, joiden mukaan käsittelemme henkilötietojasi ja joiden avulla kerromme, mitä oikeuksia sinulla asiakkaanamme on.

Kuka valvoo henkilötietojasi?

Egraine Oy toimii kaikkien sen toimintayksiköiden keräämien henkilötietojen valvojana ja on vastuussa henkilötiedoistasi sovellettavan tietosuojalain mukaisesti niissä tapauksissa, kun käsittelemme tietojasi yhtiön omia tarkoituksia varten (rekisterinpitäjä).

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tai jos haluat vedota tässä dokumentissa mainittuihin oikeuksiisi, voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse info@medex.fi.

Missä tietojasi säilytetään?

Keräämiämme henkilötietoja säilytetään Euroopan talousalueella (“ETA”).

Kenellä on pääsy tietoihisi?

Egraine Oy sekä sen toimintayksiköt (Medex Beauty Clinic ja Thann Shop & Day Spa) toimivat henkilötietojen käsittelijöinä. Toimintayksiköissä käsitellään kuhunkin yksikköön luovutettuja tietoja.

Egraine Oy ei koskaan välitä, myy tai vaihda tietojasi kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin. Kolmannelle osapuolelle välitetään tietoja ainoastaan siltä osin kuin palveluidemme tarjoaminen sitä edellyttää. Kussakin prosessissa käytettävät kolmannet osapuolet on yksilöity alla.

Mikä on käsittelyn oikeudellinen peruste?

Ilmoitame tapauskohtaisesti, onko henkilötietojen ilmoittaminen lakisääteistä vai vaaditaanko sitä sopimuksen solmimiseen. Lisäksi kerromme onko henkilötietojen ilmoittaminen pakollista ja mitä henkilötietojen ilmoittamatta jättämisestä mahdollisesti seuraa.

Sisällysluettelo:

1. Henkilötietojen käsittely verkkokauppaostosten yhteydessä
2. Henkilötietojen käsittely asioidessasi toimintayksiköissämme
3. Henkilötietojen käsittely kun otat yhteyttä sähköisissä kanavissamme
4. Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen ja rikosten ehkäisy
5. Mistä olemme saaneet henkilötietosi?
6. Mitkä tahot käsittelevät henkilötietojasi?
7. Mitä oikeuksia asiakkaallamme on henkilötietojen käsittelyyn liittyen?
8. Egraine Oy:n oikeutettu etu oikeuperusteena
9. Evästeitä koskeva tietosuojakäytäntö

1. Henkilötietojen käsittely verkkokauppaostosten yhteydessä

Egraine Oy käsittelee henkilötietojasi hallinnoidakseen online-tilaustasi. Jos et ilmoita pyydettyjä tietoja, emme voi toimittaa tilaustasi. Tietoja käsitellään myös lakisääteisten tai muiden vaatimusten täyttämiseksi, kuten kirjanpitolaissa määritelty tietojen säilyttämisvaatimus.

Tietojen käsittelyn tarkoitus: verkkokauppatilausten toimittaminen ja hallinnointi

  • Tietojen käsittelyn tarkoituksena on tilattujen tuotteiden toimitus ja tilaukseen liittyvä kommunikointi. Tietoja käytetään myös mahdollisten peruutusten tai palautusten hoitamiseksi.
  • Osa tiedoista jaetaan tilauksen toimittavalle logistiikkayhtiölle (Posti) tilauksen toimittamiseksi.
  • Käsiteltävät henkilötiedot: nimi, yhteystiedot (toimitusosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), lähetystunnus, tilaustiedot (ts. tiedot tilatuista tuotteista), maksutiedot sekä IP-osoite, josta tilaus on tehty.
  • Oikeusperusteet:
    • sopimuksen ehtojen täyttäminen sekä oikeutettu etu
    • henkilötietojen käsittely on välttämätöntä tilauksen toimittamiseksi
    • kuluttajansuojalainsäädännön noudattaminen edellyttää peruutus- ja palautusoikeuden hallinnointia
  • Tilaustietoja säilytetään 24 kuukautta tilaushetkestä alkaen.
  • Maksupalveluntarjoajamme käsittelevät henkilötietojasi maksun suorittamiseksi ja välittämiseksi noudattaen omia tietosuojakäytäntöjään itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

2. Henkilötietojen käsittely asioidessasi toimintayksiköissämme

Toimintayksiköissämme (“hoitolat”) käsitellään sinuun liittyviä tietoja kun ostat tuotteita ja palveluita hoitoloissa. Jos et suostu luovuttamaan pyytämiämme tietoja, tässä kohdassa mainittujen palvelujen tarjoaminen ei ole mahdollista joko osin tai kokonaan.

Asiakasprofiiliisi perustuen saatamme kohdistaa sinulle erilaisia markkinointiviestejä sekä käyttämissäsi digitaalisissa kanavissa (mukaan lukien sosiaalinen media) että sähköpostitse (erillisestä suostumuksesta).

Tietojen käsittelyn tarkoitus: tuotteiden ja palveluiden myyminen hoitoloissa

  • Tietojen käsittelyn tarkoituksena on palveluiden ja tuotteiden myyminen hoitoloissa.
  • Käsiteltävät henkilötiedot: nimi, yhteystiedot, ostohistoria, terveydentilaan liittyvät asiat, kuten allergiat ja yliherkkyydet tai muut mahdolliset palveluntarjoamiseen vaikuttavat asiat. Lisäksi sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero varauksen vahvistamiseen ja varatusta ajasta
    muistuttamiseen.
  • Oikeusperusteet:
    • oikeutettu etu: henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä, jotta voimme huomioida esimerkiksi terveydentilan asettamat rajoitukset
    • henkilötietojen (ostohistorian) käsitteleminen on välttämätöntä, jotta voimme palvella sinua myymälässämme palvelulupauksemme mukaisesti
  • Tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde jatkuu tai markkinointiviestintä lopetetaan asiakkaan pyynnöstä.

Tietojen käsittelyn tarkoitus: tuotteiden ja palveluiden markkinointi

  • Tietojen käsittelyn tarkoituksena on yleinen ja kohdennettu markkinointi ja tiedotus.
  • Käsiteltävät henkilötiedot: nimi, yhteystiedot ja ostohistoria.
  • Oikeusperusteet:
    • oikeutettu etu: tietojenkäsittely on välttämätöntä voidaksemme tiedottaa ajankohtaisista asioista markkinointikanaviemme välityksellä.
  • Tietoja säilytetään niin kauan kuin markkinointiviestintä lopetetaan asiakkaan pyynnöstä.

Tietojen käsittelyn tarkoitus: tuoteturvallisuutta tai -vastuuta koskeva viestintä

  • Tietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteyden ottaminen asiakkaaseen mikäli käy ilmi, että asiakkaan ostama tuote rikkoisi tuoteturvallisuusvaatimuksia tai jos meillä on tuotevastuu.
  • Käsiteltävät henkilötiedot: nimi, yhteystiedot, osto- ja tilaushistoria.
  • Oikeusperusteet:
    • oikeutettu etu tiedottaa asiakasta, mikäli tuotteessa havaitaan mahdollisesti terveydelle haitallinen valmistusvirhe.
  • Tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde jatkuu.

3. Henkilötietojen käsittely kun otat yhteyttä sähköisissä kanavissamme

Käsittelemme tietojasi, jotta voimme viestiä kanssasi ja palvella sinua mahdollisimman hyvin. Jos et halua ilmoittaa meille pyydettyjä tietoja, asiasi käsittely ja kysymyksiisi vastaaminen ei välttämättä ole mahdollista mikäli et halua ilmoittaa meille tietojasi.

Tietojen käsittelyntarkoitus: sosiaalisten kanaviemme hallinnointi

  • Tietojen käsittelyn tarkoituksena on sosiaalisen median kanavien hallinnointi (Facebook, Instagram); julkisen profiilin sivuille jätettyihin kommentteihin ja kysymyksiin vastaaminen; ja tuotteiden ja palveluiden markkinointi.
  • Käsiteltävät tiedot: profiilin nimi ja kuva.
  • Oikeusperusteet:
    • oikeutettu etu hallinnoida Egraine Oy:n sosiaalisen median profiileja sekä mahdollistaa vuorovaikutteinen asiakassuhde em. kanavissa.
  • Asiakas vastaa itse tietojen säilyttämisestä omien sosiaalisen median profiiliensa käyttäjäasetuksilla. Julkisille profiilisivuille jätettyjä kommentteja ei pääsääntöisesti poisteta.

Tietojen käsittelyntarkoitus: tuotteiden ja palveluiden markkinointi sosiaalisen median kanavissa ja osoitteessa verkkokauppaedenseva.fi

  • Tietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollisten asiakaskuvien hallinnointi ja jakaminen Instagramissa ja Facebookissa Egraine Oy:n tilien kautta sekä Instagram-feedin jakaminen osoitteessa verkkokauppaedenseva.fi.
    • voimme pyytää lupaa julkaista asiakkaan kuvan Egraine Oy:n sosiaalisen median profiileissa, jos kuvassa on käytetty yhtiön toimintayksiköihin tai yhtiön edustamiin tuotteisiin viitaavaa tunnistetta.
  • Käsiteltävät tiedot: profiilin nimi ja julkaisu.
  • Oikeuperusteet:
    • suostumus: kuvien lainaaminen perustuu asiakkaalta pyydettävään suostumukseen.
  • Kuva säilytetään sosiaalisen median tilillä toistaiseksi. Henkilötietojen näkyvyydestä vastaa myös asiakas itse tilinsä käyttäjäasetuksissa. Kuva poistetaan välittömästi, jos asiakas erikseen pyytää, peruuttaa suostumuksensa tai jos kuvaan liittyen tehdään ilmoitus.

Tietojen käsittelyn tarkoitus: asiakaspalveluumme osoitettujen yhteydenottojen hallinnointi

  • Tietojen käsittelyn tarkoituksena on hallinnoida sähköpostitse, puhelimitse tai sosiaalisen median kanavien kautta saapuvia asiakaspalvelupyyntöjä.
  • Käsiteltävät henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, nimi/profiilin nimi, profiilikuva, asiakkaan itsensä julkituomat tapaukseen liittyvät henkilötiedot, sekä henkilötiedot, jotka ovat välttämättömiä tapauksen selvittämisen kannalta (mm. maksu- tai ostohistoria).
  • Oikeusperusteet:
    • oikeutettu etu vastata asiakkaan kysymyksiin ja palvella asiakasta.
  • Tietoja säilytetään toistaiseksi ellei asiakas muuta erikseen toivo.

4. Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen ja rikosten ehkäisy

Käsittelemme osaa henkilötiedoistasi, jotta voisit asioida verkkokaupassamme ja myymälöissämme mahdollisimman turvallisesti. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on lisäksi täyttää Egraine Oy:n oikeudelliset velvoitteet, käsitellä mahdollisia vaateita ja reklamaatioita sekä suojata
asiakkaitamme, työntekijöitämme sekä yritystämme rikoksilta.

Tietojen käsittelyn tarkoitus: oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen

  • Tietojen käsittelyn tarkoituksena on voimassa olevien lakien (mm. kirjanpito- ja rahanpesulaki) noudattaminen
  • Käsiteltävät henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, maksu- ja ostohistoria.
  • Oikeusperusteet:
    • oikeudellinen velvoite: lainsäädännön noudattaminen edellyttää tietyissä tapauksessa henkilötietojen käsittelyä
    • Egraine Oy ei kykene täyttämään velvoitteitaan mikäli asiakas kieltäytyy luovuttamasta tässä yhteydessä pakollisiksi määriteltyjä tietoja
  • Tietojen säilytysajan määrittelee em. lait.

Tietojen käsittelyn tarkoitus: reklamaatioiden ja muiden vaateiden hallinnointi

  • Tietojen käsittelyn tarkoituksena on hallinnoida mahdollisia reklamaatioita ja muita vaateita.
  • Käsiteltävät henkilötiedot: nimi, yhteystiedot, reklamointiin liittyvä alkuperäinen asiakastapahtuma.
  • Oikeusperusteet:
    • oikeudellinen velvoite ja oikeutettu etu: kuluttajansuojalain noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä
    • Egraine on lisäksi oikeutettu etu puolustautua mahdollisia sitä kohtaan osoitettuja oikeudellisia vaateita vastaan
  • Tietoja käsitellään vaateen käsittelyprosessin päättymiseen asti.

Tietojen käsittelyn tarkoitus: estää ja ehkäistä palveluidemme väärinkäyttö ja rikokset asiakkaitamme, työntekijöitämme ja yhtiötämme kohtaan

  • Tietojen käsittelyn tarkoituksena on petosten ja muiden rikosten ehkäiseminen; Egraine Oy:öön kohdistuviin oikeudellisiin vaateisiin vastaaminen; ja Egraine Oy:n IT-ympäristön suojeleminen cyber-hyökkäyksiä ja tietomurtoja vastaan.
  • Käsiteltävät tiedot: osto- ja verkkokäyttäytyminen, verkkovierailun yksityiskohtaiset tiedot ja asetukset.
  • Oikeusperusteet:
    • oikeutettu etu: Egraine Oy:llä on oikeutettu etu suojella yrityksen IT-ympäristöä hyökkäyksiltä ja tietomurroilta.
  • Tietoja säilytetään enintään 36 kuukautta.

5. Mistä olemme saaneet henkilötietosi?

Käsittelemämme henkilötiedot ovat suurimmaksi osaksi tietoja, jotka olet itse ilmoittanut meille. Joissain yksittäistapauksissa saatamme hankkia lisätietoa maksullisista lähteistä (mm. luottotiedot summaltaan merkittävien laskutusostosten yhteydessä). Huomioithan, että verkkokauppamme maksupalveluntarjoajat saattavat maksutavasta riippuen noutaa sinuun liittyviä tietoja kolmansilta osapuolilta esim. luottokelpoisuutesi tarkistamiseksi.

6. Ketkä käsittelevät henkilötietojasi?

Pääasiassa henkilötietojasi käsittelee Egraine Oy. Vakuutamme, ettei henkilötietojasi koskaan myydä eteenpäin eikä jaeta muiden rekisterinpitäjien kanssa markkinointitarkoituksissa. Jaamme henkilötietosi ulkoisten IT-palveluntarjoajien kanssa, jotta voimme täyttää velvoitteemme
sinua kohtaan ja harjoittaa liiketoimintaa. IT-palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi vain Egraine Oy:n toimeksiannosta. Henkilötietojasi jaetaan lisäksi tiettyjen muiden tahojen kanssa, jotta voimme täyttää palvelulupauksemme ja velvoitteemme sinua kohtaan onnistuneesti ja
tehokkaasti. Lisätietoja näistä viimeksi mainituista ulkopuolisista tahoista seuraavassa:

Tilaaminen verkkokaupassamme:

  • Tilauksesi käsittelemiseksi jaamme henkilötietosi tarvittavilta osin käyttämiemme maksupalveluntarjoajien kanssa maksun käsittelemiseksi.
  • Tuotteiden toimittamiseksi ja mahdollisten palautusten hallitsemiseksi jaamme henkilötietosi logistiikkakumppanimme kanssa.

Markkinointiviestintä:

  • Jaamme tarvittaessa henkilökohtaisia tietojasi yhteistyökumppaniksemme valitsemiemme digimarkkinointiyritysten kanssa markkinoidaksemme tuotteitamme ja palvelujamme. Jaettuihin tietoihin kuuluvat nimi ja sähköpostiosoite.

Tietojasi siirtäminen EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle:

    Egraine Oy voi halutessaan käyttää IT-palveluntarjoajia, jotka käsittelevät ja siirtävät henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle meidän toimeksiannostamme ja ohjeidemme mukaisesti. Tietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos se EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan sallittua.
  • Tietojesi siirrossa EU-/ETA-alueen ulkopuolelle noudatetaan voimassa olevia tietosuojalakeja ja -määräyksiä.

7. Mitä oikeuksia asiakkaallamme on henkilötietojen käsittelyyn liittyen?

Oikeus perua suostumus ja kieltää suoramarkkinointi

  • Sinulla on oikeus peruuttaa milloin tahansa henkilötietojesi käsittelyyn antamasi suostumus osittain tai kokonaan. Peruutus ei kuitenkaan vaikuta sellaisiin käsittelytoimenpiteisiin, jotka on tehty ennen peruutusta.
  • Suoramarkkinoinnin voit kieltää noudattamalla kaikissa markkinointiviesteissä olevia ohjeita.

Oikeus saada tiedoksi henkilötiedot, joita käsittelemme

  • Halutessasi saat meiltä kirjallisen vahvistuksen henkilötietojesi käsittelystä. Sinulla on lisäksi oikeus saada tietää mitä, miten ja missä tarkoituksessa me käsittelemme henkilötietojasi.
  • Sinulla on oikeus pyytää tietoa hallussamme olevista henkilötiedoistasi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@medex.fi. Tiedot toimitetaan sähköpostitse mahdollisimman pian, mutta viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä.Vastausaikaa voidaan pidentää kahdella kuukaudella mikäli pyyntöön sisältyy monitahoisia yksityiskohtia tai jos olemme saaneet runsaan määrän pyyntöjä. Vastausajan pidentämisestä informoidaan sinua erillisellä ilmoituksella.

Oikaisuoikeus

Sinulla on oikeus pyytää virheellisten henkilötietojesi oikaisua ottamalla yhteyttä info@medex.fi tai muokkaamalla tilaajaprofiiliasi verkkokaupan asiakastililläsi (kirjautuneena). Lisäksi sinulla on oikeus täydentää tietojasi mikäli havaitset puutteita.

Oikeus poistaa

Sinulla on tiettyjen ehtojen täyttyessä oikeus vaatia kaikkien henkilötietojesi poistamista. Tiedot voidaan poistaa milloin tahansa seuraavia tilanteita lukuun ottamatta:

  • voimassa olevat lait tai asetukset eivät edellytä tietojen säilyttämistä
  • sinulla on avoin asia asiakaspalvelussa
  • sinulla on avoin tilaus, jota ei ole vielä toimitettu tai on toimitettu osittain
  • sinulla on maksamaton velka Egraine Oy:lle, maksutavasta riippumatta
  • sinua epäillään palveluidemme väärinkäytöstä tai olet käyttänyt palveluitamme väärin viimeisten neljän vuoden aikana

Tietojen käsittelyn rajoitusoikeus

Voit vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista, jos seuraavat ehdot täyttyvät:

  • olet ilmoittanut Egraine Oy:lle tietojen virheellisyydestä (rajoitus on voimassa vain asian tutkimisen ajan);
  • tietoja käsitellään laittomasti, mutta vastustat henkilötietojesi poistamista jonka sijaan pyydät, että tietojesi käsittelyä rajoitetaan;
  • tarvitset henkilötietojasi oikeusvaateiden esittämiseksi tai itsesi puolustamiseksi; tai
  • olet vastustanut tietojen käsittelyä eikä Egraine Oy ole pystynyt todistamaan, että meidän oikeutettu etumme käsitellä henkilötietojasi on painavampi kuin sinun oikeutettu etusi rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelemistä

  • Oikeutettuun etuusi vedoten voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Rekisterinpitäjänä meidän pakottava oikeutettu etumme voi kuitenkin olla painavampi kuin sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi. Oikeutemme käsitellä tietojasi voi myös perustua oikeusvaateen laatimiseen, esittämiseen tai yrityksemme puolustamiseen.
  • Voit milloin tahansa kieltää henkilötietojesi käsittelyn markkinointitarkoituksissa.

Oikeus tehdä valitus

Jos mielestäsi käsittelemme henkilötietojasi väärin, voit ottaa meihin yhteyttä (info@medex.fi). Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus vaatia tietojen siirtämistä toisen rekisterinpitäjän haltuun

Tiettyjen ehtojen täyttyessä sinulla on oikeus saada sähköisesti ne henkilötiedot, jotka olet meille ilmoittanut, jotta voit siirtää ne toisen rekisterinpitäjän haltuun. Tämä oikeus koskee kuitenkin ainoastaan seuraavanlaisia tietoja:

  • tietoja, joiden käsittely on perustunut antamaasi suostumukseen tai sopimukseen;
  • tietoja, joiden käsittely on tapahtunut automaattisesti.

Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietojesi siirtoa suoraan meidän järjestelmästämme toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista ja turvallista.

8. Egraine Oy:n oikeutettu etu oikeuperusteena

Joissakin tapauksissa henkilötietojesi käsittely perustuu arvioon siitä, mikä on Egraine Oy:n oikeutettu etu. Näissä tapauksissa olemme arvioineet, että meidän oikeutettu etumme käsitellä tietojasi on painavampi kuin sinun etusi ja oikeutesi estää tietojesi käsittely. Egraine Oy:n oikeutettuun etuun perustuvat käytännöt on kirjattu tähän dokumenttiin. Voit halutessasi saada lisätietoja lähettämällä s-postia osoitteeseen info@medex.fi.

9. Evästeitä koskeva tietosuojakäytäntö verkkokauppaedenseva.fi-verkkosivuilla

Eväste on pieni tekstitiedosto, joka on tallennettu käyttämääsi laitteeseen ja josta se haetaan seuraavien käyntien aikana. Jos käytät palveluitamme, oletamme sinun hyväksyvän evästeiden käytön. Käytämme evästeitä mm. siten, että tallennamme kirjautumistietosi, jos valitset ”Muista
minut” kun kirjaudut sisään. Evästetunnuksesi on yhdistetty verkkokaupan tiliisi ja henkilötietoja käytetään ollessasi kirjautuneena. Kolmannelle osapuolelle välitetään tietoja vain edellä mainittujen palveluiden toimittamiseksi. Henkilötietojen käytön oikeusperusteena on oikeutettu etu.

Voit selaimesi avulla poistaa evästeet käyttämistäsi laitteista. Voit kytkeä evästeet pois päältä tai valita vastaanottaa tiedon aina, kun uusi eväste on lähetetty laitteeseesi. Huomaathan kuitenkin, että sivut eivät toimi asianmukaisesti, jos kytket evästeet pois päältä.

EGRAINE OY ON VAHVISTANUT TÄSSÄ ASIAKIRJASSA ESITETYN TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖN 25.5.2018, JA SE ASTUU VOIMAAN 25.5.2018.

Egraine Oy pidättää oikeuden päivittää tietosuojakäytäntöään ja toimintatapojaan esimerkiksi Suomen lainsäädännön niin edellyttäessä. Merkittävistä sisältömuutoksista tiedotetaan niitä, joiden tiedot ovat rekisterissämme päivityksen tapahtuessa.